Foto
Hvordan få digitalisert foto
For digitalisering av fotografisk materiale har Nasjonalbiblioteket flere ulike digitaliseringsløyper, som alle har ulik kapasitet. Når, og hvor mye materiale vi kan motta fra dere, avhenger av flere faktorer, men format og registreringsnivå er avgjørende for hvilken løype som kan brukes.
Det er derfor viktig at vi i første omgang mottar en grundig beskrivelse av materialet som ønskes digitalisert for å kunne vurdere hva vi kan ta inn, og hva som eventuelt kreves av forarbeid hos dere. Ta gjerne utgangspunkt i følgende punkter:
- Kort samlingshistorikk og litt om innholdet i samlingen.
- Hvilke formater består materialet dere ønsker digitalisert av?
- Hvor mye materiale ønsker dere å få digitalisert? (ca. antall bør anslås)
- Informasjon om materialets ordning/arkivnøkkel/nummerering og annen relevant metadata.
- Hvilken emballasje ligger materialet i nå og er det ønsker/planer om omemballering?
- Legg gjerne med bilder som viser emballering og ordning
- Hvordan er bevaringstilstanden? (mugg/skade/støv/insekter/eddiksyndrom osv.)
- Hvordan har materialet vært lagret? (loft/kjeller/garasje/kontor/magasin osv)
- Hva ønsker dere skal skje med materialet når det er digitalisert – retur eller bevaring i Nasjonalbiblioteket? Avtale må inngås før sending, se på våre standardavtaler og avgjør hvilken som passer for dere.
Informasjon om ordning/arkivnøkkel/nummerering er spesielt viktig i planleggingen av hvilken metodikk som må brukes i klargjøringsarbeidet og for å avgjøre hvilken digitaliseringsløype materialet passer i. Beskrivelsen av materialet bør helst være supplert med bilder som illustrerer de ulike elementene.
Beskrivelsen sendes på e-post til kulturarv@nb.no
Dialog
Når vi mottar henvendelsen gjør vi først en intern vurdering på hvor denne samlingen kan prioriteres inn, og eventuelt når. Vi avgjør så videre klargjøring og forsendelse av materialet i dialog med samlingsforvalter.
Foto skiller seg fra annet materiale på den måten at nesten hver samling, eller del av samling, som ønskes digitalisert krever en hel del dialog før alle parter har klart for seg hva som blir veien mot å få materialet digitalisert. Mye av dialogen handler om å finne den mest effektive digitaliseringsmetoden, samtidig som samlingens ordning og metadata blir ivaretatt.
Nasjonalbibliotekets oppdrag med digitalisering av kulturarven innebærer lite arbeid med metadata, men vi må likevel sørge for at ordningen i materialet videreføres på et tilstrekkelig nivå slik at etterarbeidet hos samlingsforvalter blir overkommelig.
Det finnes mye foto i ABM-sektoren i Norge, og vi etterstreber å fordele digitaliseringskapasiteten og følger noen prioriteringsfaktorer. Det er et viktig aspekt at det er ABM-institusjonene selv som må prioritere innenfor egen samling, så kan vi styre hva vi kan ta imot av formater og antall.
Forarbeid/klargjøring
I dialogen om hvordan det ønskede materialet skal digitaliseres blir vi også enige om det skal gjøres noe forarbeid/klargjøring hos dere før materialet sendes til oss. Det kan innebære rydding/sortering, omemballering, registrering, pakking osv. Det vil variere fra samling til samling hva som er nødvendig av forarbeid.
Når vi er enige om hva som kan sendes til digitalisering registreres forsendelsen i vårt system og det genereres et såkalt «følgebrev» som dere får tilsendt på e-post. Dette må skrives ut og legges i alle kasser med materiale. Etter dialog blir vi enige om det er hensiktsmessig med flere ulike følgebrev dersom det sendes ulike delsamlinger/materialtyper.
Nasjonalbiblioteket mottar mye post og materiale i ulike formater hver dag. Følgebrevet er viktig for at vi lett skal identifisere og sende materialet raskt videre dit det skal.
Pakkeinstruks
Samlingsforvalter er ansvarlig for pakking, merking og forsendelse av materialet til Nasjonalbiblioteket. Vi kan bistå med rådgivning i pakkeprosessen, men vi anbefaler generelt å pakke i plastkasser fremfor papp, da det er tryggere under transport. Det bør likevel være relativt solid plast, helst med forsterkede hjørner og lokk som festes godt. Ideell størrelse på kasse har innvendige mål: 54cm*36cm*29cm. Dette for at kassen ikke skal bli for tung og dermed vanskelig å håndtere.
Kassen bør polstres innvendig med et lag skumplast (ikke bobleplast) før objektene legges i. Materialet pakkes på en slik måte at de ikke forflyttes under transport. Eventuelle tomrom i kassen fylles med skumplast eller annet uorganisk fyllmateriale.
Forsendelse
Når materialet er klart til transport ønsker vi beskjed på e-post til kulturarv@nb.no om at materiale er på vei fra dere. Materialet sendes til: Nasjonalbiblioteket, Finsetveien 2, 8624 Mo i Rana. Alle kasser/paller merkes godt på utsiden med “Kulturarv”, i tillegg til følgebrevet som skal legges ved i hver kasse.
Materiale i dårlig stand
Vi presiserer viktigheten av opplysninger om materialets bevaringstilstand.
Dersom det ved mottak oppdages at materiale er i en slik tilstand at det kan være til skade for andre samlinger, og sending av slikt materiale ikke er avklart i forkant, vil Nasjonalbiblioteket returnere materiale uten videre behandling. En eventuell kassasjon skjer kun etter avtale.