Lyd, video og film
Hvordan få digitalisert audiovisuelt materiale
For audiovisuelt materiale ønsker vi i første omgang å motta følgende informasjon om materialet dere ønsker digitalisert:
- Hva slags type materiale (lyd/video/film) er det?
- Hvilke formater består samlingen av?
- Hvor mye materiale ønsker dere å få digitalisert? (ca antall objekter)
- Hvordan er bevaringstilstanden? (mugg/skade/støv/insekter/eddiksyndrom på film osv.)
- Hvordan har materialet vært lagret? (loft/kjeller/garasje/kontor/magasin osv)
- Kort samlingshistorikk og litt om innholdet i samlingen (for å identifisere publisert materiale som ikke vil bli prioritert).
- Hva ønsker dere skal skje med materialet når det er digitalisert – retur eller bevaring i Nasjonalbiblioteket? Avtale må inngås før sending, se på våre standardavtaler og avgjør hvilken som passer for dere.
Forarbeid
Før vi kan motta AV-materialet må hvert objekt merkes med en unik ID i form av en strekkode-etikett. Når vi har innledet dialog vil vi sende dere ønsket antall ID’er, og dere kan starte forarbeidet. I tillegg til merkingen må dere utarbeide en liste over alle objektene, gjerne i Excel, der vår ID sidestilles med ID/tittel/format/annen metadata dere ønsker å registrere om objektet.
Den unike ID’en vil følge objektet gjennom digitaliseringsløypa og vil gjennom lista være bindeleddet mellom digital fil og deres metadata.
Strekkode-etikett må plasseres godt synlig utenpå emballasje/eske til hvert objekt.
Når alle objekter er merket og objektliste er utarbeidet, sendes lista til kulturarv@nb.no. Dersom alt ser greit ut vil forsendelsen registreres i vårt system. Det genereres da et såkalt «følgebrev» som dere får tilsendt på e-post. Det må skrives ut og legges i alle kasser med materiale. Etter dialog blir vi enige om det er hensiktsmessig med flere ulike følgebrev dersom ulikt materiale sendes samtidig.
Nasjonalbiblioteket mottar mye post og materiale i ulike formater hver dag. Følgebrevet er viktig for at vi lett skal identifisere og sende materialet raskt videre dit det skal.
Pakkeinstruks
Samlingsforvalter er ansvarlig for pakking, merking og forsendelse av materialet til Nasjonalbiblioteket. Vi ønsker at like formater pakkes sammen, så langt det går. Vi kan bistå med rådgivning i pakkeprosessen, men vi anbefaler generelt plastkasser fremfor papp, da det er tryggere under transport. Det bør likevel være relativt solid plast, helst med forsterkede hjørner og lokk som festes godt. Ideell størrelse på kasse har innvendige mål: 54cm*36cm*29cm. Dette for at kassen ikke skal bli for tung og dermed vanskelig å håndtere.
Kassen bør polstres innvendig med et lag skumplast (ikke bobleplast) før objektene legges i. Materialet pakkes på en slik måte at de ikke forflyttes under transport. Eventuelle tomrom i kassen fylles med skumplast eller annet uorganisk fyllmateriale.
Forsendelse
Når materialet er klart til transport ønsker vi beskjed på e-post til kulturarv@nb.no om at materiale er på vei fra dere. Materialet sendes til: Nasjonalbiblioteket, Finsetveien 2, 8624 Mo i Rana. Alle kasser/paller merkes godt på utsiden med “Kulturarv”, i tillegg til følgebrevet som skal legges ved i hver kasse.
Materiale i dårlig stand
Vi presiserer viktigheten av opplysninger om materialets bevaringstilstand.
Dersom det ved mottak oppdages at materiale er i en slik tilstand at det kan være til skade for andre samlinger, og sending av slikt materiale ikke er avklart i forkant, vil Nasjonalbiblioteket returnere materiale uten videre behandling. En eventuell kassasjon skjer kun etter avtale.
I tilfeller hvor det ikke er innhold på bærer (lyd/bilde/tom emballasje) har Nasjonalbiblioteket anledning til å returnere materiale uten videre behandling, eller eventuelt kassere gjeldende bærere etter avtale.