Hvordan komme i gang med digitalisering av kulturarvmateriale?

For å starte prosessen må vi først motta litt informasjon om materialet dere ønsker digitalisert. Følgende opplysninger er nyttige å få fra dere så tidlig som mulig:

  • Hva slags type materiale (lyd/video/film/foto) er det?
  • Hvilke formater består samlingen av?
  • Hvor stor er samlingen? (ca antall objekter/hyllemeter)
  • Hva er bevaringstilstanden? (mugg/skade/støv/insekter/eddiksyndrom på film osv.)
  • Hvordan har materialet vært lagret? (loft/kjeller/garasje/kontor/magasin osv)
  • Informasjon om samlingens ordning, systematisering og/eller oppstilling. Si gjerne noe om arkivnøkkel hvis det finnes, særlig aktuelt for foto.
  • Kort samlingshistorikk og litt om innholdet i samlingen (for å identifisere publisert materiale som ikke vil bli prioritert).
  • Hva ønsker dere skal skje med samlingen når den er digitalisert – retur til eier eller bevaring i Nasjonalbiblioteket? Les mer om våre ulike avtaler og avgjør hva som passer for dere.

Vi presiserer særlig viktigheten av opplysninger om materialets bevaringstilstand.

Informasjon om materialet sendes på epost til kulturarv@nb.no, så starter vi prosessen.

Forarbeid

Det vil kreves noe forarbeid for å klargjøre samlinger for digitalisering, og de ulike medietypene krever ulikt forarbeid både fra vår og eiers side.

Det første som må gjøres er å sende oss informasjon om materialet, som skissert ovenfor. Med utgangspunkt i dette vil vi kunne vurdere hvilket materiale vi kan ta imot, inngå avtale og bli enige om hvilket forarbeid som må gjøres før materialet kan sendes til oss.

Fotosamlinger

Ved oppstart av digitaliseringsprosessen av en fotosamling ønsker vi å få en grundig beskrivelse av samlingen/arkivet. Ta gjerne utgangspunkt i lista øverst i denne artikkelen, og si litt om bakgrunnsinformasjon, oppbevaringshistorikk, tilstand, hvilke formater som inngår og ca. anslag på antall/omfang.

Det er spesielt viktig for fotosamlinger at vi får en grundig beskrivelse av ordningsprinsipp/arkivnøkkel/nummerering og lignende. Dette er viktig informasjon i planleggingen av hvilken metodikk som må brukes i klargjøringsarbeidet og for å avgjøre hvilken digitaliseringsløype samlingen passer i. Beskrivelsen av samlingen bør helst være supplert med bilder som illustrerer de ulike elementene.

Når vi mottar en beskrivelse av en fotosamling gjør vi først en intern vurdering på hvordan denne samlingen kan prioriteres inn. Vi avgjør så videre klargjøring og forsendelse av samlingen i dialog med samlingseier.

AV-materiale – Lyd, video og film

For AV-materiale må samlingseier påføre hvert objekt en unik ID i form av en strekkode-etikett som vil følge objektet i vårt system.

Det må så utarbeides en liste over objektene, gjerne i Excel, der Nasjonalbibliotekets ID sidestilles med ID/tittel/eventuelt annen informasjon som samlingseier ønsker å registrere om objektet. Dette må gjøres for å koble informasjonen om objektet til ID som vil vises i filnavn etter digitalisering. 

Strekkode-etiketter settes gjerne på ryggen av objektets emballasje

Etter innledende dialog vil samlingseier få tilsendt strekkode-etiketter med vår ID. De må så påføre disse godt synlig utenpå emballasjen/esken til hvert objekt. 

Når alle objekter er merket og objektliste er utarbeidet, sendes lista til kulturarv@nb.no. Forsendelsen vil da registreres i vårt system og samlingseier vil motta et følgebrev som skal legges ved forsendelsen.   

Trykt publisert materiale

Vi har etablerte digitaliseringsløyper for bøker og tidsskrift. Det meste av det som finnes av publisert materiale finnes allerede i våre samlinger, og vil bli digitalisert. I de tilfellene der NB ikke har en kopi, vil vi gjerne låne materiale fra hele ABM-sektoren. I slike tilfeller avtaler vi hvordan lånet skal skje.

Papirbaserte privatarkiv og andre arkivsamlinger

For dette materialet har vi foreløpig ikke etablert endelige digitaliseringsløyper. Det er trolig at digitalisering av privatarkiv ikke vil starte opp før tidligst i 2022.

Pakking og merking av forsendelse

Samlingseier er ansvarlig for pakking, merking og forsendelse av materialet til Nasjonalbiblioteket. Vi kan bistå med rådgivning i pakkeprosessen, men vi anbefaler generelt plastkasser fremfor papp, og ikke for store kasser. Dette for at kassen ikke skal bli for tung og dermed vanskelig å håndtere.

Kassen bør polstres innvendig med et lag skumplast (ikke bobleplast) før objektene legges i. Materialet pakkes på en slik måte at de ikke forflyttes under transport. Eventuelle tomrom i kassen fylles med skumplast eller annet uorganisk fyllmateriale.


Når materialet er klart til transport skal samlingseier melde fra til oss på e-post til kulturarv@nb.no. Alle kasser/paller merkes godt på utsiden med “Kulturarv«, i tillegg til følgebrevet som skal legges ved hvert kolli. Forsendelsen sendes til: Nasjonalbiblioteket, Finsetveien 2, 8624 Mo i Rana.

Materiale i dårlig stand

Dersom det ved mottak i Nasjonalbiblioteket oppdages at materiale er i en slik tilstand at det kan være til skade for andre samlinger, og forsendelsen av slikt materiale ikke er avklart i forkant, vil vi returnere materiale uten videre behandling. En eventuell kassasjon skjer kun etter avtale.

I tilfeller hvor det ikke er innhold på bærer (lyd/bilde/tom emballasje) har Nasjonalbiblioteket anledning til å returnere materiale uten videre behandling, eller eventuelt kassere gjeldende bærere etter avtale.

Digitalisering og retur av materiale

Hvor lang tid det tar før digitaliseringen av en samling er ferdig vil avhenge av flere forhold rundt samlingen. Det kan for eksempel være størrelse, format, om det er en sammensatt samling med ulike formater, bevaringstilstand osv. Det vil også ha stor betydning for tidsaspektet hvor mye av samme materialtyper som allerede er prioritert til digitalisering og hvor lang «køen» er.

Når digitaliseringen er fullført blir dere kontaktet for å avtale tilbakeføring av filer. Materiale som skal returneres til eier sendes i hovedsak samlet når forsendelsen er ferdig digitalisert. I enkelte tilfeller kan det likevel være hensiktsmessig å returnere deler av materialet før alt er ferdig. Ved retur av materialet sendes beskjed på e-post til kontaktperson for forsendelsen.