Hvordan komme i gang med digitalisering av en samling?

For å starte prosessen må vi først motta litt informasjon om samlingen dere ønsker digitalisert. Følgende opplysninger er nyttige å få fra dere så tidlig som mulig:

  • Hvilke formater består samlingen av?
  • Hvor stor er samlingen? (antall objekter/hyllemeter)
  • Hva er bevaringstilstanden? (mugg/skade/støv/insekter/eddiksyndrom på film osv.)
  • Hvordan har materialet vært lagret? (loft/kjeller/garasje/kontor/magasin osv)
  • Informasjon om samlingens ordning, systematisering og/eller oppstilling. Ta gjerne med arkivnøkkel hvis mulig.
  • Kort om innholdet i samlingen (nødvendig informasjon for å identifisere publisert materiale som allerede er digitalisert, eller finnes i flere institusjoner).
  • Kort samlingshistorikk (dersom mulig).
  • Hva ønsker dere skal skje med samlingen når den er digitalisert – retur til eier eller bevaring i Nasjonalbiblioteket? Les mer om våre ulike avtaler og avgjør hva som passer for dere.

Vi presiserer særlig viktigheten av opplysninger om materialets bevaringstilstand.

Informasjon om samlingen sendes på epost til kulturarv@nb.no, så starter vi dialogen.

Forarbeid

Det vil kreves noe forarbeid for å klargjøre samlinger for digitalisering, og de ulike medietypene krever ulikt forarbeid både fra vår og eiers side.

Det første som må gjøres er å sende oss informasjonen om samlingen som er skissert ovenfor. Med utgangspunkt i den vil vi kunne vurdere hvilket materiale vi kan ta imot, inngå avtale og bli enige om hvilket forarbeid som må gjøres før samlingen kan sendes til oss.

Lyd-, video- og filmsamlinger

Hvert objekt må tildeles en unik ID i form av en strekkode som følger det i vårt system. Denne strekkoden må påføres hvert objekt. Vi må så sikre at vi får knyttet vår ID til eiers ID/tittel. Vi ber derfor om at det må utarbeides en liste på objektnivå (gjerne Excel).

I objektlista må ID fra strekkode-etikett som settes på objektet sidestilles med ID/tittel/eventuelt annen informasjon som samlingseier ønsker å registrere. Dette må gjøres for å sikre koblingen mellom informasjon om hvert objekt i samlingens ordning og ID som vil følge objektet til ferdig fil når digitaliseringen er fullført.   

Samlingseier får tilsendt strekkode-etiketter med Nasjonalbibliotekets ID, og påfører disse godt synlig på emballasjen/esken til hvert objekt. Når alle objekter er merket og objektliste er utarbeidet, sendes kopi av lista til kulturarv@nb.no. Forsendelsen vil da registreres i vårt system og samlingseier vil motta et følgebrev som skal legges ved forsendelsen.   

Formatspesifikke løyper
Digitaliseringsløypene for lyd/video/film er formatspesifikke. Dere må derfor opplyse om hvilke formater dere ønsker digitalisert. Hvis dere selv ikke har kunnskap nok om de ulike typene, vil vi kunne bistå med dette.

Fotosamlinger

Ved oppstart av digitaliseringsprosessen av en fotosamling ønsker vi å få en grundig beskrivelse av samlingen/arkivet. Den bør inneholde litt bakgrunnsinformasjon, oppbevaringshistorikk, tilstand, hvilke formater som inngår og ca. anslag på antall/omfang, samt grundig beskrivelse av ordningsprinsipp/arkivnøkkel/nummerering og lignende. Dette er viktige prinsipper som må bevares og er derfor viktig for planlegging av videre behandling. Beskrivelsen bør helst være supplert med bilder som illustrerer de ulike elementene.

Når vi mottar en beskrivelse av en fotosamling gjør vi en vurdering av hvilken digitaliseringsløype som vil være aktuell og hvilket forarbeid som er nødvendig. Ordning og klargjøring av samlingen for digitalisering skjer videre i dialog med samlingseier.

Papirbaserte privatarkiv og andre arkivsamlinger

For dette materialet har vi foreløpig ikke etablert endelige digitaliseringsløyper. Vi kan altså ta i mot ønsker, men kan ikke si noe eksakt om prioritet og framdrift før på et senere tidspunkt. Det er imidlertid trolig at digitalisering av privatarkiv ikke vil starte opp før i 2022.

Trykt publisert materiale

Vi har etablerte digitaliseringsløyper for bøker og tidsskrift. Det meste av det som finnes av publisert materiale finnes allerede i våre samlinger, og vil bli digitalisert. I de tilfellene der NB ikke har en kopi, vil vi gjerne låne materiale fra hele ABM-sektoren. I slike tilfeller avtaler vi hvordan lånet skal skje.

Pakking og forsendelse

Samlingseier er i ansvarlig for pakking, merking og forsendelse av materialet til Nasjonalbiblioteket.

Vi kan bistå med rådgivning i pakkeprosessen, men vi anbefaler generelt plastkasser fremfor papp, og ikke for store kasser. Dette er viktig for at kassen ikke skal bli for tung.

Kassen polstres innvendig med et lag skumplast (ikke bobleplast) før objektene legges i. Materialet pakkes på en slik måte at de ikke forflyttes under transport. Eventuelle tomrom i kassen fylles med skumplast eller annet uorganisk fyllmateriale.

Når materialet er klart til transport skal samlingseier melde fra til oss på e-post til kulturarv@nb.no.

Materiale i dårlig stand

Dersom det ved mottak i Nasjonalbiblioteket oppdages at materiale er i en slik tilstand at det kan være til skade for andre samlinger, og forsendelsen av slikt materiale ikke er avklart i forkant, vil vi returnere materiale uten videre behandling. En eventuell kassasjon skjer kun etter avtale.

I tilfeller hvor det ikke er innhold på bærer (lyd/bilde/tom emballasje) har Nasjonalbiblioteket anledning til å returnere materiale uten videre behandling, eller eventuelt kassere gjeldende bærere etter avtale.

Digitalisering og retur av materiale

Hvor lang tid det tar før digitaliseringen av en samling er ferdig vil avhenge av flere forhold rundt samlingen. Det kan for eksempel være størrelse, format, om det er en sammensatt samling med ulike formater, bevaringstilstand osv. Det vil også ha betydning for tidsaspektet hvor mye av samme materialtyper som allerede er prioritert til digitalisering.

Dersom dere har en sammensatt samling er det nødvendig å avtale på forhånd om alt skal sendes samlet og noe legges på mellomlager her. Eventuelt om det bare er noen utvalgte materialtyper som sendes til digitalisering først, mens resten fortsatt oppbevares hos eier.

Siden vi i størst mulig grad ønsker at materialet blir returnert til dere samlet, vil vi ikke kunne si noe eksakt om returtidspunkt før selve digitaliseringen er i gang. Når digitaliseringen er fullført blir dere kontaktet for å avtale tilbakeføring av filer.