Klargjøring av foto
Det er flere avdelinger og seksjoner involvert når en fotosamling skal klargjøres til digitalisering i Nasjonalbiblioteket. Omtrent 12 personer har klargjøring av foto som en del av sine arbeidsoppgaver. Akkurat nå er det fotosamlingen fra Moss Dagblad mange jobber med, og klargjort materiale sendes fortløpende til digitalisering.
I oppdraget med digitalisering for ABM-sektoren er det presisert at metadatajobbingen som er nødvendig i all hovedsak skal skje ute i institusjonene. Imidlertid er digitaliseringsløypene avhengig av noe metadata for å kunne fungere optimalt, og disse dataene registreres foreløpig av personale i Nasjonalbiblioteket.
For foto vil det typisk være snakk om informasjon som gjør at ordningen av den fysiske samlingen kan gjenskapes digitalt. En fotosamling fra en avis vil som regel være ordnet etter en lokal arkivnøkkel, oftest er bildene plassert i mapper som er ordnet etter denne arkivnøkkelen. Arkivarene i Nasjonalbiblioteket må da registrere inn arkivnøkkelen i vårt lokale system, og deretter må hver enkelt mappe behandles, bildene i mappa må knyttes til den riktige posten i arkivnøkkelen, og annen nødvendig informasjon må angis på serienivå.
Utfordringen med dette for NB er å klare å jobbe med store serier og unngå arbeid på enkeltbildenivå. En slik fotosamling kan lett være på 100 000 bilder, så en nitidig beskrivelse av hvert foto i forkant vil naturlig nok forsinke digitaliseringen vesentlig. Det blir opp til de institusjonene som forvalter fotosamlingene å legge på mere metadata i ettertid, gjerne med hjelp fra crowdsourcing og kunstig intelligens.
På lengre sikt er det ønskelig å få til bedre datautveksling mellom de systemene som brukes i ABM-institusjonene og NBs digitaliseringsløyper. En kan tenke seg at data f.eks. registrert i Primus eller Asta automatisk følger en fotosamling over til Nasjonalbiblioteket når den skal digitaliseres, og at systemene deretter snakker sammen når samlingen er ferdig digitalisert. Dette krever imidlertid utvikling av metadatasystemene både hos NB og hos ABM-institusjonene, så en ferdig løsning ligger nok litt fram i tid.
